Carlos Fernández

Maintenez des registres financiers précis et obtenez une visibilité claire sur la performance de votre entreprise grâce à des services professionnels mensuels de tenue de livres. Ce package complet de tenue de livres comprend : une consultation initiale de mise en place, la compréhension de la structure de votre entreprise, des flux de revenus et des besoins en rapports, la création ou le nettoyage des plans comptables : l’organisation des revenus, des dépenses, des actifs et des passifs correspondant à votre modèle d’affaires, ainsi que l’ouverture des soldes de solde enregistrant des soldes de départ précis pour tous les comptes, établissant une base de référence. L’enregistrement mensuel des transactions comprend : rapprochement bancaire, correspondance des relevés bancaires et de cartes de crédit avec les transactions QuickBooks, identification et résolution des divergences, enregistrement des comptes clients et paiements suivant les créances en cours et vieillissement, saisie des comptes fournisseurs saisissant les factures et paiements fournisseurs, suivi des passifs et impact sur la trésorerie, et catégorisation correcte de toutes les transactions avec des attributions exactes du fournisseur, du client et des comptes. La génération d’états financiers comprend : compte de résultat mensuel montrant les revenus, les dépenses et le bénéfice net avec comparaison des périodes précédentes, un aperçu du bilan des actifs, passifs et capitaux propres à la fin du mois montrant la position financière, un état de flux de trésorerie suivant les mouvements de trésorerie provenant des activités d’exploitation, d’investissement et de financement, et un rapport d’écart budgétaire comparant les résultats réels au budget mettant en évidence les zones sur/sous-planifiées. Le suivi des revenus comprend : la création de factures, la génération de factures professionnelles pour les clients avec des termes, descriptions et instructions de paiement, l’enregistrement des paiements, l’enregistrement des paiements clients et la demande aux factures en cours, le calcul de la taxe de vente, le suivi des ventes imposables et le calcul de la dette fiscale par juridiction, ainsi que la reconnaissance des revenus pour les entreprises en base d’exercice, l’enregistrement des revenus lorsqu’ils sont gagnés et non payés. La gestion des dépenses comprend : saisie de factures, enregistrement des factures du fournisseur avec dates d’échéance, montants et catégories de dépenses, suivi du traitement des paiements lorsque les factures sont payées par chèque, ACH ou carte de crédit, organisation de reçus stockant des copies numériques des reçus dans QuickBooks ou stockage en cloud pour une trace d’audit, et transactions récurrentes mettant en place une saisie automatique pour le loyer, les abonnements ou les paiements réguliers, ce qui fait gagner du temps. La coordination de la paie comprend : la revue des données de paie si l’utilisation d’un service de paie, la vérification des heures, tarifs et déductions correspondant aux attentes, les écritures journalières de paie enregistrant les dépenses de paie, les impôts et les passifs dans le système comptable, le suivi des dépôts fiscaux, la surveillance des dépôts de paie pour assurer la conformité aux calendriers de paiement, et les paiements des contractants enregistrant les paiements 1099 des sous-traitants en préparation des rapports de fin d’exercice. Le suivi des stocks (le cas échéant) comprend : le coût des marchandises vendues, le calcul du COGS basé sur les achats et ventes d’inventaire pour une marge brute précise, les ajustements des stocks enregistrant les stocks endommagés, obsolètes ou mal comptés, la maintien de l’exactitude, et la méthode d’évaluation appliquant systématiquement le FIFO, le LIFO ou la moyenne pondérée selon les normes comptables. Le nettoyage et les corrections comprennent : correction d’erreurs, identification et correction d’erreurs de saisie de données, de transactions dupliquées ou de mauvaises catégorisations, ajustements de périodes antérieures, correction de transactions précédemment enregistrées avec une documentation appropriée, et écarts de rapprochement résolus des différences inexpliquées entre relevés bancaires et livres. Le soutien à la préparation fiscale comprend : des estimations trimestrielles fournissant des données de bénéfices pour calculer les paiements d’impôts estimés en évitant les pénalités pour sous-paiement, la clôture de fin d’année pour garantir que toutes les transactions sont enregistrées et rapprochées, la préparation de la déclaration fiscale, la préparation du formulaire 1099, la compilation des données de paiement des entrepreneurs et la génération de formulaires 1099-NEC si le total des paiements > 600 $, et la collaboration avec le CPA partageant des rapports financiers et de la documentation avec votre comptable fiscal. La gestion multi-entités comprend : des rapports consolidés si plusieurs entreprises sont multiples, la fourniture d’états financiers combinés montrant la performance globale, les transactions interentreprises enregistrant correctement les transferts entre entités liées, et des rapports spécifiques à chaque entité permettant une analyse distincte. La plateforme de comptabilité cloud comprend : la configuration de QuickBooks Online pour configurer QBO avec vos flux bancaires, utilisateurs et paramètres initiaux, Xero configurer une plateforme alternative si vous préférez avec une intégration bancaire et des rapports similaires, la gestion des accès pour configurer les identifiants de connexion pour vous, votre expert-comptable et d’autres parties prenantes, ainsi que l’optimisation des flux bancaires reliant tous les comptes bancaires et de cartes de crédit professionnelles pour l’importation automatique des transactions. La communication et la collaboration incluent : un calendrier de clôture mensuel, la remise des états financiers d’ici le 10 du mois suivant, garantissant des informations en temps voulu, un appel mensuel de revue, un appel optionnel de 30 minutes discutant des résultats financiers, des tendances et des questions, des questions ponctuelles répondant à des questions comptables tout au long du mois par email ou Slack, et des demandes de documents récupérant des rapports spécifiques ou des détails de transaction lorsque nécessaire. La préparation à l’audit comprend : la gestion des registres organisés, la propreté des transactions catégorisées avec des documents justificatifs, la conservation des traces d’audit, la tenue d’un registre de tous les changements, les personnes effectuées et quand pour la responsabilité, le stockage de documents, le dépôt numérique des factures, reçus, contrats et relevés bancaires, ainsi que des fichiers prêts pour les experts-comptables en exportant les données de fin d’exercice selon le format dont votre comptable fiscal a besoin. La personnalisation des rapports inclut : des rapports personnalisés créant des rapports adaptés à des besoins spécifiques (rentabilité par produit, dépenses par département), le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) en surveillant des indicateurs clés tels que la marge brute, le pourcentage des dépenses opérationnelles ou la marche de trésorerie, ainsi que la création de tableaux de bord en construisant des tableaux de bord visuels avec des indicateurs de premier niveau pour des analyses rapides. La conformité inclut : la correspondance d’exercice vs base de caisse suivant la méthode comptable appropriée pour votre type d’entreprise et vos exigences fiscales, le suivi de la fiscalité de vente et la préparation des déclarations de taxes si cela est dans le champ d’application, ainsi que des normes comptables suivant les principes des PCGR garantissant la bonne préparation des états financiers. Parfait pour les petites entreprises (1 à 50 employés) ayant besoin de livres précis sans comptable à temps plein, les vendeurs e-commerce gérant les stocks, la taxe de vente et la comptabilité des places de marché, les entreprises de services qui suivent les heures facturables, les projets et la rentabilité, ainsi que les startups en croissance nécessitant des finances prêtes pour les investisseurs et des livres vierges pour la collecte de fonds. ---